روشهای حمایت مدیران فناوری اطلاعات از سلامت روانی کارکنان

 

بسیاری از کسب و کارها در رسیدگی و کمک به سلامت روانی کارکنان خود کوتاهی می کنند. در این مقاله در مورد چگونگی ترویج فرهنگ کار مثبت صحبت کرده ایم.

استرس، به روغن سوزی افتادن، خستگی، خرابی، فرسودگی شغلی و …  اینها عبارت هایی هستند که اغلب در محیط کار شنیده شده و اغلب نادیده گرفته می شوند. بسیاری از کسب و کارها در رسیدگی به سلامت روانی کارکنان خود کوتاهی می کنند. در میان انبوه سفارشات مشتریان، ایمیل‌ها، جلسات و ضرب‌الاجل‌های دائمی، اولویت دادن به مسائل رفاهی برای کارکنان دشوار است.

با تبدیل شدن دور کاری و کار در منزل به یک شیوه رایج شغلی، جدا کردن هویت شخصی از هویت کاری برای اشخاص سخت تر می شود. بسیاری از مردم 110 درصد اولویت را به کار خود می دهند و معمولا فراموش می کنند که چیزی بیشتر از شغل آنها در زندگی وجود دارد. علاوه بر این، وقتی کارمندان در تلاشند تا در بین بقیه کارکنان بهترین باشند، اغلب زندگی شخصیشان تحت تأثیر قرار می گیرد.

پشت هر کسب و کار موفق سه عامل وجود دارد: افراد، هدف و اشتیاق.

وقتی مردم ناراضی هستند چه اتفاقی می افتد؟ این برای شما به عنوان یک رهبر چه معنایی دارد و چگونه بر کسب و کار شما تأثیر می گذارد؟ و چگونه فرهنگ کار مثبت را ترویج می کنید؟ بیایید این مسائل را بررسی کنیم.

 

سلامت روانی ضعیف چگونه بر سازمان تأثیر می گذارد؟

کارکنان شاد پایه و اساس هر سازمان موفقی هستند. موفقیت شما در حفظ و نگهداری کارکنان عامل مهمی است.

هنگامی که کارکنان تحت فشار و استرس قرار می گیرند، به دنبال فرصت های شغلی مطلوب تری خواهند بود. یک مطالعه توسط موسسه استرس در آمریکا نشان میدهد که 19 درصد (تقریبا از هر پنج نفر یک نفر) از کارمندان شغل خود را به دلیل استرس ترک می کنند.
اگر تعداد نیروی کار شما کم باشد، فشار فوق العاده ای به بقیه نیروی کار شما وارد می شود. هر چقدر هم که واجد شرایط و شایسته و کاری باشند، کار بیش از حد آنها راه موثری برای انجام کار نیست. کیفیت و کمیت کار ضربه خواهد خورد. وادار کردن کارمندان به عجله برای انجام کارهای روزانه خود منجر به قضاوت ضعیف، تصمیمات اشتباه و خطاهایی می شود که می تواند مشتریان را نیز تحت تأثیر قرار دهد.
تعاملات منفی ناشی از فشار بیش از حد کاری بین کارکنان می تواند به سرعت تبدیل به نافرمانی و سرپیچی از فرامین گردد که این موضوع می تواند آسایش و رفاه همه افراد درگیر را به خطر بیندازد.
نتیجه سلامت روانی ضعیف در کارکنان شما کاهش چشمگیر و قابل اندازه گیری در بهره وری است. وقتی سازمان شما عملکرد ضعیفی دارد، مهم است که علت آن را مشخص کنید. آیا کارکنان به خاطر حجم کاری خود استرس دارند؟ استرس می تواند تأثیر زیادی بر بهره وری داشته باشد، بنابراین اگر کارکنان شما احساس استرس می کنند، ضروری است که علت آن را پیدا کرده و به آن رسیدگی کنید.

 

کاری که برای کمک به کارمندان خود انجام می دهیم، و آنچه می توانید برای کمک به خودتان انجام دهید!

در واقع، یک مسیر یا راه حل مشخصی برای رسیدگی به چنین موضوع حساسی وجود ندارد. انتخاب راه حل به شما به عنوان مسئول ایجاد کننده تغییر بستگی دارد که پیدا کنید چه چیزی درست کار نمی کند. هنگامی که عوامل به وجود آورنده مشکل خود را شناسایی کردید، می توانید بر ارائه راه حلی بلند مدت و پایدار تمرکز کنید. در مورد سازمان ManageEngine، ما متوجه شدیم که کمبود منابع مورد نیاز و استفاده ناکارآمد از منابع موجود باعث استرس بی مورد کارکنان ما شده است.

 

1. اول به خودتان کمک کنید، بعد به دیگران کمک کنید

برای کمک به دیگران ابتدا باید به خودتان کمک کنید. مطمئن شوید که در فضای مناسب قرار دارید. هیچ شغلی 100 درصد بدون استرس نیست، اما اگر خود را تحت فشار قرار دادید، ممکن است زمان آن رسیده باشد که بار کاری خود را مجددا ارزیابی کنید و بخشی از آن را محول کنید.

شاید به این مطلب هم علاقه مند شوید  5 اصل مدیریت موثر مشکلات فناوری اطلاعات

بعد، به دیگران کمک کنید. در حالت ایده‌آل، بخش منابع انسانی سازمان شما باید جلسات آموزشی ترتیب دهد تا به شما کمک کند علائم کمبود نیرو را تشخیص دهید. حتی اگر کمبود نیرو نداشتید، سعی کنید با تیم خود ارتباط برقرار کنید و ببینید چه کسی نیازمند کمک و پشتیبانی است. نظرسنجی‌ها و ایجاد صندوق پیشنهادات (به طوری که پیش نهاد دهنده ناشناس باشد)، روشی موثری برای ارزیابی تیم شما هستند.

ابزار همکاری اجتماعی ما، Zoho Connect، به کاربران اجازه می دهد تا به صورت ناشناس نظر بدهند. این مسأله به کارمندان اجازه می‌دهد نگرانی‌های خود را بدون ترس از انتقام و مورد توبیخ قرار گرفتن بیان کنند، و فقط در آن زمان است که واقعاً بازخورد صادقانه ای دریافت خواهید کرد. ما از این روش برای اندازه گیری مناطق ایجاد مشکل و ارائه راه حل استفاده می کنیم. ایجاد تضاد و اختلاف نظر امری رایج است. همیشه موقعیت هایی وجود خواهد داشت که افراد با هم کنار نمی آیند و این بخشی از زندگی است. با این حال، اگر متوجه شدید که اختلافات در محل کار بر بهره وری تأثیر می گذارد، منابع انسانی را مطلع و در جریان امور نگه دارید. ممکن است آنها مجبور شوند برای کمک به یافتن راه حل مداخله کنند.

2. به فرهنگ محل کار توجه کنید

محیطی ایجاد کنید که کارمندان منتظر شروع روز کاری هفته باشند. در ManageEngine، ما محدودیت شکل لباس کاری یا ساعات کاری سختگیرانه نداریم. 12 ساعت کار در روز با کت و شلوار و کراوات به طور خودکار تبدیل به خروجی و نتیجه با کیفیت نمی شود. هنگامی که جزئی نگری و ریز بینی را متوقف کنید و به دور نمای کاری بزرگتر نگاه کنید، هر چیزی در جای خود قرار می گیرد. ایجاد و حفظ تعادل بین کار و زندگی ضروری است و ما سعی می کنیم بر آن تاکید کنیم.
ManageEngine از ساختار کاری افقی با سطوح کمتر در سلسله مراتب و با تعداد مدیران میانی کمتر، پیروی می کند. این امر به افراد اجازه میدهد تا کنترل بیشتری بر نقش خود داشته و  آزادی بیان، فرصت آزمایش و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند و به جای پیروی از دستورالعمل‌ های اولیه به تیم کمک کنند.

3. از منابع استفاده کنید

مدیران باید برای کمک به کارمندان روش ساده ای داشته باشند. این روش می تواند به صورت یک پورتال میز کمک، سیستم پستی یا کانال پیامکی سازماندهی شود. اولین کاری که ما در منیج انجین انجام دادیم ایجاد یک سیستم یکسان به عنوان اولین نقطه ارتباطی با کارمندان جهت دریافت کمک بود. در طول دوران قرنطینه بیماری کرونا، ما یک کانال کار از خانه را در پورتال ارتباطی خود ایجاد کردیم تا کارمندان برای مشکلات جزئی با مدیر سیستم تماس بگیرند. تنها کاری که کارمندان باید انجام میدادند این بود که ذکر کنند که با چه مشکلی مواجه هستند، و مدیر سیستم مرتبطی که در دسترس است با آنها تماس می گرفت.

همه‌گیری کرونا این موضوع را یاد آوری کرد که چرا برای میز کمک خود ارزش زیادی قائل هستیم. علاوه بر این که مجبور بودیم در عرض چند روز شکل کار خود را به طور کامل تغییر دهیم، چالش‌های بی‌سابقه‌ای وجود داشت که باید به سرعت بر آن‌ها غلبه می‌کردیم. خوشبختانه، پورتال میز کمک ما این امکان را برای کارمندان فراهم می کند تا درخواست ها را مطرح کنند و راه حل ها را در پایگاه دانش مشاهده کنند.

میزهای راهنما نه تنها برای مدیران، بلکه برای کارمندان نیز بسیار مفید هستند. شما می توانید وضعیت درخواست خود را نظارت کنید و راه حل های مناسب را به سرعت پیدا کنید. اگر سازمان شما یک ابزار میز کمک در محل ندارد، احتمالاً اکنون زمان خوبی برای ایجاد و اهمیت دادن به آن باشد.

4. برای کار مرزهای مشخص و واضحی را تعریف کنید

تماس از محل کار در ساعت 9 شب؟ گزارش کار تا ساعت 10 شب؟ نیازی به وجود این چنین کارهایی نیست. انجام وظایف جدید تعیین شده به کسی که از قبل باید کارهای زیادی را انجام دهد، قطعا اتفاق نمی افتد.
کارمندان شما 24/7  (به صورت 24 ساعته و هفت روز در هفته) کار نمی کنند (و شما هم نباید به این شکل کار کنید). آنها موظف نیستند فوراً پاسخ دهند، به خصوص در خارج از ساعات کاری. سعی کنید همه چیز را در ساعات کاری انجام دهید، مگر اینکه تراکم کاری زیادی داشته باشید و چاره دیگری نداشته باشید.

شاید به این مطلب هم علاقه مند شوید  ManageEngine Endpoint Central

5. زمان و مکانی را به بحث نکردن در مورد کار اختصاص دهید

“تمرکز دائم بر کار بدون وقفه و فرصت بازی، پتانسیل اکتشاف، تسلط و گشودگی در برابر تغییر و انعطاف را از بین می برد و مانع از نوآوری و اختراع می شود.” – جولین گادفری

روز اول هفته ی بدون گوشت:

بسیاری از سازمان‌ها در حال حاضر تصمیم گرفته اند در روز های اول هفته جلسه نداشته باشند ، این یک برداشت خلاقانه از جنبش مردمی گیاه‌خواری «اول هفته های بدون گوشت» است. این روش توصیه می‌کند که جلسات سازمان خود را به روز دوم هفته موکول کنید تا به کارمندان فرصت دهید تا به کارهایشان برسند و خودشان را با شروع کار در هفته کاری تطبیق دهند.

فعالیت های ارتباط دهنده تیمی:

شرکت زوهو هر سال یک روز تعطیل را به کارمندان اختصاص می دهد تا به همراه تیمی که در آن کار می کنند به یک سفر کوتاه بروند. سفرهای گروهی راهی عالی برای از بین بردن بعضی مقاومت ها و شناخت واقعی همکاران خود در خارج از فضای کاری است.

6. انعطاف پذیر باشید

مدل و شکل انجام کار در آینده ترکیبی است. مدل کار ترکیبی در حال حاضر رایج ترین راه برای انجام کار است. این مدل موثر و مهمتر از همه فراگیر است. این مدل انجام کار یک فاکتور مهم در افزایش بهره وری است و به کارکنان این فرصت را می دهد که بین کار و زندگی شخصی خود تعادل برقرار کنند.

در Zoho، ما از فرصت کار هیبریدی (که قابل پیش‌بینی است در آینده مدل غالب کار باشد) استقبال کرده‌ایم. فقط از کارکنان ضروری خواسته می شود که در دفتر کار کنند، در حالی که این کار برای بقیه اختیاری است. در هر صورت، هیچ تهدیدی برای کیفیت کار بوجود نمی آید.

7. از چیزهای کوچک شروع کنید

اتوماسیون چیزی نیست که از آن بترسید. اتوماسیون یک ابزار است، و اگر به درستی از آن استفاده شود، می تواند سود بزرگی برای کسب و کار شما داشته باشد. بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط به این دلیل از اتوماسیون اجتناب می‌کنند چون نگران هستند که بیش از حد پیچیده باشد. اما اگر کاری باید چندین بار انجام شود، می بایست خودکار شود. کارکنان شما می توانند به جای انجام و تکرار کارهای ساده یکسان، روی کارهای ضروری تر تمرکز کنند. اتوماسیون به شما کمک می‌کند در زمان صرفه‌جویی کنید، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهید و داده‌های باکیفیتی را جمع‌آوری کنید که با آن می‌توانید تصمیمات آگاهانه بگیرید.

چگونه می توانیم در مورد اتوماسیون صحبت کنیم و به هوش مصنوعی (AI) اشاره نکنیم؟ در دنیای پر سرعت امروز، هیچ کس انتظار را دوست ندارد. همه چیز باید سریع و درست انجام شود و هوش مصنوعی بهترین راه برای ارائه در این زمینه است. در ManageEngine، ما نماینده پشتیبانی مجازی مکالمه خود، Zia را داریم. تمرکز اصلی Zia ایجاد تجربه مثبت برای کارمندان است.

Zia به عنوان اولین نقطه تماس بالقوه، زمان پاسخ‌دهی تیم‌های میز خدمات را کاهش می‌دهد و به افزایش قابل توجه نرخ رضایت کاربر نهایی کمک می‌کند. به لطف هوش مصنوعی، Zia پیوسته از ورودی های کاربران یاد می گیرد تا دقت و ارتباط پاسخ ها را بهبود بخشد. این ویژگی  به کاربران نهایی کمک می کند تا راحت تر کمک مورد نیاز خود را از میز خدمات فناوری اطلاعات دریافت کنند.

اگر در مفید بودن اتوماسیون مردد هستید، با اتوماسیون های سطح پایین شروع کنید. آزمایش را از اتوماسیون‌ها برای نظارت بر سرورها و ارسال هشدار برای فضای کم دیسک یا تمیز کردن روتین سطل بازیافت شروع کنید . با حذف تیکتهای سطح پایین تر، می توانید بازگشت سرمایه (ROI) هزینه هر تیکت را به حداکثر برسانید.

شاید به این مطلب هم علاقه مند شوید  میز خدمات هوشمند: چگونه هوش مصنوعی به خودکارسازی فرآیند ITSM کمک می کند

8. روی سلامت روان سرمایه گذاری کنید

سرمایه گذاری روی سلامت روان کارکنان به اندازه هر بیمه نامه ای مهم است. WHO دریافته است که به ازای هر دلاری که برای درمان اختلالات رایج سلامت روان هزینه می شود، ROI چهار دلاری برای بهبود سلامت و بهره وری وجود دارد.

در سال 2020، ما از اولین روانشناس داخلی خود بهره گرفتیم. کمی بعد، روانشناس متخصص دیگری را به تیم خود اضافه کردیم تا بر کارمندان شیفت کاری که ساعات طولانی و نامنظم کار می کنند تمرکز کند. کارمندان می توانند در هر زمان از طریق مشاوره آنلاین یا مستقیم از مشاوران کمک بگیرند. فراهم کردن فضای امن برای خانواده کاری ما برای مقابله با ابهامات فزآینده در این دوره کار و فعالیت در صدر فهرست ما بود و انجام آن گامی قابل توجه در جهت درست بود.

همچنین فواید ورزش را از نظر سلامت روان در نظر داریم. در دفتر شعبه تنکاسی Tenkasi، کارمندان می توانند با مربی که برای شرکت ما کار میکند به جلسات یوگا بپیوندند. و در شعبه آستین Austin، میتوانند به تیم والیبال بپیوندند.

مراجعه ما به روانشناسان به این خاطر بود که بینش بیشتری در مورد معنای کارمند بودن در شرایط فعلی به دست آوریم. آنها باید می گفتند:

شایع ترین شکایت مردم از کار چیست؟

“به نظر می رسد شایع ترین شکایت، بی انگیزه بودن است که منجر به نارضایتی از عملکرد کاری می شود. آنچه که به نظر مهم تر است، وجود استانداردهای سفت و سختی است که افراد خود را با آن میسنجند. در حالی که رقابت سالم اثر مثبتی دارد، مقایسه های تصاعدی مداوم و اختلافی که هر روز بیشتر بین خود ایده آل و خود واقعی به وجود می آید، فرد را از دویدن به دنبال اهداف بی پایان خسته و تحت فشار قرار می دهد. این می تواند منجر به احساس اضطراب، نارضایتی و ناامیدی شود.”

آیا از زمان کووید-19 شاهد افزایش مشکلات سلامت روان بوده‌اید؟

“بله، از زمان شیوع بیماری همه گیر افزایش شدیدی در مسائل بهداشت روانی به خصوص در بزرگسالان وجود داشته است. همه گیری همه گیر و خواسته های غیرمنتظره در این وضعیت باعث شده مردم احساس ناتوانی کنند. روزها و شب ها در یک روند کار پیوسته در هم ادغام می شوند. فقدان ساختار به نظر یک چالش بزرگ برای کارمندان است.”

چه راه حلی به کارمندان و رهبران ارائه می دهید؟

“توصیه این است که خودپنداره خود را متنوع کنید. شما نیز یک کارمند هستید و فقط یک کارمند نیستید. همچنین اگر یاد بگیریم بین اولویت و تقاضا تفاوت قائل شویم، کمک خواهد کرد. اکثر ما تحت این تصور هستیم که برنامه ها، انتظارات و خواسته‌ها صرفاً به این دلیل تحقق می‌یابند که “آنها باید…” این امر به ویژه در سازمانی غیرواقعی است که در آن چندین طرف در هر کاری درگیر هستند. به هر حال، اما هیچ قانونی وجود ندارد که به این ترتیب اتفاق بیفتد. می‌توانیم از احساسات منفی ناکارآمد به احساسات کاربردی‌تر تغییر کنیم.

با گذشت زمان، سازمان‌ها برای رسیدگی به نیازهای فیزیکی، ایمنی و احترامی کارکنان تکامل یافته‌اند. با این حال، کووید-19 یک بحران وجودی ایجاد کرده است و ما باید به نیازهای متا… یعنی نیازهایی که ما را به عنوان انسان منحصربه‌فرد می‌کند، رسیدگی کنیم. آن محیط کاری که به افراد امکان می دهد استعدادهای خود را شناسایی کرده و در آنها سرمایه گذاری کنند، فرصت هایی را برای انگیزه درونی ایجاد می کند.”

جمع بندی

عملکرد تیم شما بازتاب موفقیت شما به عنوان یک رهبر است. هر هفته زمانی را صرف بررسی با تیم خود کنید. یک “چطوری؟” قدرتمندتر از آن چیزی است که فکر می کنید در این مقاله در مورد چگونگی ترویج فرهنگ کار مثبت صحبت کرده ایم.

این موضوع در مورد شما چطور است؟ به ما اطلاع دهید که برای حفظ روحیه در سازمان خود چه می کنید.